■Ivawoo.comを使う前に知っておくと効果的です
「部下が思うように動かないのはなぜか？」
この悩みは管理職や後輩を抱える先輩社員に共通する悩みだと思います。特に自分自身が優秀な方は部下・後輩がなぜ動かないのか？なぜできないのか？悩む事と思います。このような悩みにIvawoo.comは役立ちますが、ただ使うだけではうまくいきません。
まずは、なぜこんな事が起こるのか、どうすれば改善できるのか、その仕組みを理解することでIvawoo.comを効果的に使えます。
■部下・後輩が勝手に動き出す仕組み
「なぜ気付かない？」「なぜ動かない」「なぜ考えない？」
部下・組織に悩む管理職の方は、日々こんな疑問が生じるでしょう。
そしていろいろ試してはみるものの思うようにいかず、結局「何も考えていない」「やる気がない」「使えない部下」という結論で閉じる事もあると思います。褒めても怒っても何をしても、もちろん言って聞かせても改善されないと思います。
おそらくあなたが部下・後輩の愚痴を本気で言い始めたら時間がいくらあっても足りませんね？ですのでどんな問題があるかについてはココでは割愛します。
ではもし本人が気付かないうちに、特にハッパをかけなくてもても、言って聞かせなくても自然に自分から考えて仕事をしてしまう仕組みがあるとすれば？
ここではそんな仕組みの作り方とIvawoo.comの活用方法を説明します。
弊社では最短で1ヶ月もかからず動かなかった部下が自分から動くようになりました。
■動かない理由 - 考えなくても困らない環境
人は何かをしようとするとき、行動する前に頭で考えます。
例えば身の回りを片付けるとき、「なんか汚いな。片付けよう」と思ってから行動に移します。当然の事ですが何か行動する時は事前にそれを考える必要があるということです。
そう、「動かない部下」は単に動かないのではなく考えないのです。驚くほど考えません。そして気付きません。
おそらく上司・先輩のあなたからは信じられないほど考えていません。
「この世の中にそんな人間が存在するはずがない」と思うほど考えていません。
指示してもうまく動かない人は10分先の事さえあまり考えていません。
テキトーな考え方で行動します。当然、上司・先輩が意図した結果にはなりません。
なぜ考えないのか？
これは成熟した日本の環境・教育が影響していると思われます。
経済成長した日本では人は小さい頃から小学校・中学校・高校・大学と進学していきます。
そのとき「なぜ進学するか？」とか「○○になるために」と進学の意味を考える人もいれば「そういうもんだ」とあまり深く考えずに進学していく人もいます。
日常生活においても同様です。
「なぜパソコンが必要か？」を考えてパソコンを使う人はどうすれば便利になるか考えます。一方「パソコンが必要です」と人に言われたから仕方なくパソコンを使う人もいます。
「コレ必要だな」と自分で考えて行動する人と、人に「コレが必要だから勉強して」といわれて行動する人がいます。
両者では頭の使い方が違います。
前者は行動の必要性を自分で考えて行動します。
後者は行動の必要性を他人に考えてもらい、言われたら行動します。
前者は自分が何をすべきか自分で考えます。目的を明確に持つのでそのために必要な事が気になり、当然いろいろと気付きます。
後者は自分が何をすべきか自分では考えません。ただ言われた事をするだけです。それが何のためかも理由も考えません。気にもしないので関係する物事が目の前にあっても気づく事がありません。
今の日本では社会システムが発達し、そのシステムに乗って生きていればとりあえず最低限は食べていけます。社会システムに乗るという事は、次に自分が何をするかを誰かがシステム的に考えてくれてその指示に従っていれば良いだけという考えなくても良いシステムです。
今の日本は自分で自分のことを考えなくても困らない便利な世の中になりました。
自分が何をすべきか？を他人が考えてくれます。
ですから「言われたらやります」という人が多くなりました。
そして指示されたとしてもその意味を深く考えませんので、指示する側の意図と違う事をすることもよくあります。
■「考える」とは「予測・計画」すること
そもそも仕事における「考える」とは自分が次に何をするべきか、何のためにどういう結果を出すべきか、
今より先の時間、つまり未来にについて考える事になります。
という事は「考える」とは「予測・計画する」事を言います。
動かない部下は「予測・計画をしない」のです。
自分が今から何をするのか考えません。だから行動にも移しません。
「言われたらやります」が基本ですので自分から考えて動く事などないのです。
言われた仕事が終わっても報告さえせずに黙ったままという人もたくさんいます。
しかし本人に悪気はありません。そこまで考えていないからです。
ですから聞けば答えます。
そのような部下に「予測・計画」させる一番簡単な方法は「来週の予定は？」とか「この仕事の今後のスケジュールは？」など質問してみる事です。質問すると人は反射的に回答しようとしますので、必然的に「予測・計画」について考えてしまうということです。
しかし現実にはこんな事ですぐに考えるようになるなら苦労はしません。
では部下の頭の中に「予測・計画」を意図的に作る事ができたら
部下を動かす事ができるのではないか？とも考えられます。
■「予測・計画」は「記憶力」から作られる
動かない部下・後輩は考えないだけではありません。
いくつか指示しても必ず一部は忘れます。
つまり記憶力が悪いのです。
もちろん自分が何をするのかを指示されても
忘れてしまいますので行動もしません。
ですから上司・先輩から見ると、「言ってもやらない」という事になります。
本人は忘れていますので気にもしません。
もしそれを指摘しても言い訳して終わりです。
そして記憶力と予測力には関係があります。
予測とは記憶から作られます。
例えば「このあたりで昼飯食べるといくらくらい？」と質問に対して、「500〜1000円くらいかな」と回答したとします。
これはこれまで経験した記憶に基づいて予測しているやりとりです。
行ったこともなければ聞いた事もない、調べた事もテレビで見た事もない、記憶の中にその情報がなければ答えられません。
このように「予測・計画」とは「記憶」から作り出されます。
そして実際に記憶力と予測力を計測すると比例しました。※弊社独自の計測方法です。
動かない部下は予測しないだけでなく、記憶力もありません。
指示したことは忘れますし、自分で言ってた事さえ忘れます。
つまり動かない部下は「記憶力」と「予測力」をほとんど使っていないのです。
そんな脳が壊れたような人にいくら指示しても期待しても、忘れたり、意図しない事をしてしまうのは当然の事です。
■部下を動かすために脳を操作する
部下をうまく動かすには「記憶と予測」が関係してい事がわかったと思います。
まず部下自身に自分が言われた事を忘れないように記憶を維持させること。
そして自分がこれから何をすべきかを自分で考えさせる、つまり予測・計画させること。
これが意図的にできれば今より改善していくことになります。
実際には弊社では実施して成果を得ています。
ではどのようにそれを実現するか？
それは以下の説明になります。
■Step1 部下に仕事を忘れさせない使い方
「記憶と予測の関係」を理解すると部下に自分の仕事を忘れさせない事と、自分が次に何をするか考えさせる事が重要だとわかります。
しかしそれを言ってすぐにできるようなら苦労しません。
おそらく言っても聞きません。
すぐに忘れてしまうか、意図しない事をするでしょう。
ここでIvawoo.comのTodoリストを利用します。
あなたが指示した事を忘れさせない為に、あなたが部下に指示することを、あなた自身でIvawoo.comに登録します。
この時、相手に伝える為に共有先に指示する部下を指定します。
共有先は何人でも登録できます。
登録した仕事はあなたの画面だけでなく部下の画面ににも表示されます。
これを指示する分だけ繰り返せば、指示した仕事は全て記録されます。
指示する側もされる側も忘れなくなります。
もっとわかりやすくするなら、分類を「依頼した仕事」にすると部下の画面では「依頼された仕事」として表示されます。
これで部下が指示を忘れてとぼけても、しっかりと依頼した記録は残ります。
○ここですること ⇒ Todoリストを登録。共有先に部下を指定し記録を残す
■Step2 毎日見る癖を付けさせる
Ivawoo.comはスケジュール管理機能もついています。
日付をクリックして登録するだけで、自分だけでなく社内全員のスケジュールを把握できます。日々スケジュールをIvawoo.comで管理するだけでいつの間にか毎日Ivawoo.comを見る事になります。その画面の最初に指示された仕事が表示されていれば、嫌でも目に入り忘れなくなります。
それでも最初のうちは見るのを忘れ、なかなか使い出さないかもしれません。
最初のうちはとにかく「イヴァウー見てー」と毎日言うだけです。
細かく理由など説明する必要はありません。どうせわかりませんから。
人間の性質上、3週間続けたことは癖になって定着します。
「自分への指示はいつもIvawoo.comに書いてある」と認識し、毎日それを見てから仕事をするようになるまで「イヴァウー見てー」を続けます。
新しい指示には「New」マークが付きますので一目でわかります。
また、次のStep3で出てくる掲示板を使うと指示・報告などが簡単にできます。
いつの間にかIvawoo.comを見る事が定着したら次の段階です。
○ここですること ⇒ 毎日見て自分がすべき事を認識させる
■Step3 毎日報告させる・指示する
動かない部下は日ごろ何をしているのか分からない人が多と思います。
何もせずにボーっとしていたり、ダラダラとネットを見ていたりします。
また、動かない部下の特徴としてこちらから聞かないと自分からは報告してきません。
指示した仕事がどこまで進んだのか、終わったのかもこちらから聞かないと分からないのです。
そこでIvawoo.comの日報機能を使います。
Ivawoo.comのTodoリストをクリックすると掲示板が表示されます。
部下にその日にした仕事についての報告をここに登録させます。
自分以外の誰かが掲示板に登録すると、あなたのTodoリストと新着情報一覧に「New」マークが付きます。複数の部下からたくさんの報告があっても「新着情報一覧」を見ると全てを一度に確認できます。
報告がいい加減だったり、質問事項や新しい指示があったらここにコメントを登録・掲示板の書き込みができます。
報告には何時〜何時までその仕事をしたかも登録できます。
登録された情報はIvawoo.comの「日報表示」で一覧で確認できます。
そして何時から何時は何をしていたかも一目で分かるので、一日のうちに空白の時間があればそこは何をしていたか追求することができます。
しかしやはり最初のうちはなかなか登録しないかもしれません。
そこで毎日17:00くらいになったら「日報登録してー」と言います。
中には指示してもわざと無視してやらない悪質な社員もいます。
このような場合、この指示を守らない場合は上司の指示を守らないので、懲戒や減俸もある旨の説明をしても良いと思います。業務に支障があるんですから当然です。
するとクビになるか、仕事してキッチリ日報付けるかしか選択肢はなくなります。
余程悪質でなければ「なんで登録しないの？」と質問するだけで、最初のうちは言い訳をするかもしれませんが、何度も言ってるうちに答えに困って登録せざるをえなくなります。
最終的には結局イロイロ言われるのが嫌なので仕方なく日報を付けることになります。
実際には何もしなかった時間も何かしていたフリをして登録するでしょう。
例えば実際には1時間しかしてない仕事で30分は休んでいたとしても、1時間30分その仕事をしていたと記録すると思います。
この段階ではそれでもいいんです。
そんな状況でも自分がどんな仕事をするのか考えていますので、以前よりマシになっています。
ただしみんなが忙しかったり、真面目な部下しかいないような組織であれば、時間まで登録させるのが少し酷かもれません。そんなときは時間の登録は見送って後回しにしても良いと思います。
○ここですること ⇒ 日報を付けさせて誰が何をしていたか把握する
■Step4 自然に考える(予測・計画する)仕組みを作る
ある程度見込みがある部下・後輩ならここまでの段階でも勝手に考えて動くようになるかもしれません。しかしそうでない部下も当然います。
そこで次の段階では部下が無意識のうちに予測・計画をしてしまう仕組みを作ります。
Ivawoo.comを使う方法と、紙で管理する方法があります。
最初は紙の方が簡単で効果も高いと思いますので紙ベースで説明します。
Ivawoo.comのTodoリストに登録されている仕事を以下のExcelファイルをダウンロードして記入します。
何の変哲もないどこにでもあるスケジュール表です。
フォームが重要なのではなく、使い方が重要なのです。このフォームにこだわる必要はありません。
Excelファイル ※空のフォームと記入例のフォームでシートで分かれています。
まず部下にいつまでにどんな仕事をする予定か記入例のように自分で記入させます。
自分でさせる事がポイントです。
この予定を自分で作成するという事は「予測・計画」をしなければならなくなります。
つまりこの書類を作るだけで自然に「予測・計画」を自分で考える事になります。
やろうとしない部下には「一緒に作ろう」と声をかけ作成させます。
一緒にやろうと上司や先輩に言われたら断るわけにはいきません。
言い訳して引き伸ばすようなら「○日までにできないようなら時間をとって一緒に作ろう」と強引にでも作成します。
最初の一つめを作成できれば次は「できない・わからない」と言い訳ができません。
しかしこの段階ではおそらくテキトーなスケジュールを記入します
いいんです。この段階ではテキトーでも。後で思い知ることになります
次に作成したスケジュールを印刷し、各仕事の進捗具合を記入例のように線で記入させます。記入は紙に直接鉛筆でさせてよいのです。これなら5分もかかりません。予定より進んでいる仕事は線が右に折れ、予定より遅れている仕事は線が左に折れます。
17時くらいになったら「進捗提出してー」といって毎日全員に提出させます。
これを毎日繰り返す事で、これから発生する「予測・計画」と今日までにやった「記憶」を毎日自動的に見させられ考えさせられる事になります。
そして予定をテキトーに記入していると序所に無理が出てきます。
今週末に終わるはずの仕事がその日になっても終わらないという進捗になってきます。
線が左に折れている部分が多くなるのです。
それをあなたのデスクに自分で持って行って提出するのです。
予定通りに行っていない気まずい書類を自分で上司に提出しにいかなければならないのです。これが毎日です。
あなたはその左に線が折れている部分を見て質問します。
「なんで遅れているの？」
部下は苦しい言い訳をするでしょう。
「予定外の仕事が入ってしまって・・・・」
あなたは続けます。
「予定外の仕事が入るのはいつもの事なんだから、ある程度予測はできるでしょ？要するに最初の段階での予定が甘かったって事だね。作り直しが必要じゃない？」
こうして部下はテキトーに作成したスケジュールをもう一度考えて作り直す事になります。
この場合で言う「考える」とはもちろん「予測・計画」の事です。
そして作成にあたっては過去の記憶をひっぱり出してきて考えます。
「この仕事どのくらいでできるだろう・・・・」
次の提出日は明日です。その時までには仕上げなければなりません。
この表を作成して提出するだけでいつの間にか毎日嫌でも記憶をひっぱり出され、予測・計画を考えさせられることになるのです。
もし予定通りに仕事が進まなければ毎日気まずい思いをします。
部下に意識させることなく、説教したりハッパをかけることなく、自然に考えて行動せざるを得ないようになります。
最初に紙ベースでやる理由は、わざわざあなたのところに遅れているスケジュールを自らの手で届ける事で、テキトーにやっていると気まずい思いをさせるためです。
もし予定通り、もしくは予定以上にうまくいっているスケジュールなら得意げな顔をして持ってくるでしょう。その時は周りの人に聞こえるようなに褒めてあげてください。マズローの5段階の欲求のうち、4段階目の「認知・承認の欲求」を満たしてあげるのです。
部下は満足して次もうまくやろうとするでしょう。
ここにこの表のポイントがもう一つあります。
人は予測通りに物事がいくと快感を得る癖があります。
例えば親友が「絶対やめた方がいいよ」という忠告を聞かずに痛い目にあったとき、「だから言ったのに〜」と少し得意げになる時があります。親友が痛い目にあったなら自分も悲しいはずなのに、自分の予測が当たったのでうれしい気持ちもあるのです。
ゲームやスポーツも同じです。テレビゲームがうまくいくと楽しくなります。ゴルフなどが狙った通りにできると楽しくなります。どちらもプロでない限り予想通りになったからと言って何も得する事はありません。しかし予想通り、狙った通り、目標通りに物事ができると快感を得られるのです。
スケジュールを毎日付けながら、いつの間にかこのルーチンに乗せてしまうと、部下はいつの間にか予定を立ててその通りに行動し、それを記入して上司に提出することに快感を覚えるようになるのです。もちろんそうでない人もいますが・・・
この手法の効果は以下の通りです。
・フォームはどこにでもある平凡なもので一日5分もあれば提出できるので、簡単に導入・運用できる。
・自分でスケジュールを記入する事で自分がいつまでに何をするのか意識させる。
・記入するには予定・計画を考える必要があり、具体的な仕事の段取りを考える。
・進捗状況を付ける事で自分がこれまでに何をしたか記憶を定着させる。
・提出させる事でいい加減な予定・実績を付けると気まずい思いが自分に跳ね返る。
・毎日繰り返す事で部下にすべき事を認識させたり、反省させたりしながら進捗状況・問題点を一通り把握できる。
・いつの間にか予測・計画通りに実行することに快感を覚えるようになり、仕事が楽しく感じる。
・管理者は「スケジュール出して〜」「なんで遅れてるの？」この二つだけで何人でも管理できる。
このように何の変哲もないどこにでもある表の使い方をちょっと変えるだけでも部下のコントロールができるようになります。
この仕組みが定着してきたらIvawoo.comの進捗一覧で確認すると良いでしょう。
わざわざ紙に書いたりする事がなくなります。
■次のStep
これは弊社が持っている組織管理のノウハウのほんの一部ですが、文章だけではなかなか表現が難しいのも現実です。
今後Ivawoo.comを通じて少しずつ提供していければと思います。
